전화 배차에 붙이는 오더 변경 확인 서비스

전화와 엑셀 사이에 빈자리가 생겼다

PwC 코리아가 한국교통연구원 자료를 인용한 보고서에 따르면 국내 화물운송 주선사는 약 1만1천 곳이며, 미들마일 운송의 60~70%가 주선사를 거치는 것으로 알려져 있다. 2020년 기준 주선업체의 99.3%는 자본금이나 자산평가액이 5억원 이하였는데, 직원이 많지 않아 자체 시스템을 만들기 어려운 회사가 시장의 대부분이라는 뜻이다.

실제 배차 담당자에게 요구되는 일도 전화와 엑셀에 걸쳐 있다. 고용24에 올라온 화물운송 주선업체 채용공고에는 거래처 화물 접수, 기사 배차, 운송 진행 관리, 전화 상담, 엑셀 입력이 한 사람의 업무로 함께 적혀 있다.

그렇다고 전화와 카카오톡을 없애는 서비스가 답은 아니다. 카카오모빌리티도 기업 화물 접수 수단으로 웹뿐 아니라 전화, 카카오톡, 엑셀을 함께 열어 두고 있는데, 급한 화물과 거래처마다 다른 접수 습관을 한 가지 방식으로 바꾸기 어렵기 때문이다.

문제는 접수 수단이 여러 개인 것보다 어느 내용이 최신인지 알기 어렵다는 데 있다. 상차 시간이 바뀌면 카카오톡 내용, 기사에게 보낸 문자, 사무실 엑셀과 운행 결과가 서로 달라질 수 있고, 담당자는 기사에게 다시 전화해 확인한 뒤 또 기록해야 한다.

전자 기록을 남길 제도적 바탕도 이미 있다. 화물위탁증에는 출발지와 도착지, 화물 종류·중량·부피, 운임, 차량 정보 등을 적어야 하며 전자문서도 인정되므로, 새로운 거대 플랫폼을 만들지 않아도 오더의 최종 조건과 전달 시각을 기록하는 작은 서비스부터 시작할 수 있다.

직원 여섯 명인 주선사 대표부터 본다

첫 고객을 직원 여섯 명인 일반화물 주선사 대표로 좁혀 보자. 대표도 거래처 전화를 받고, 배차 담당자 두세 명이 화물정보망과 전화로 기사를 찾으며, 나머지 직원은 인수증과 세금계산서, 입금 여부를 정리하는 회사다.

거래처가 카카오톡으로 상차지와 시간을 보내면 담당자는 이를 엑셀 물량표에 옮긴다. 기사가 정해지면 주소와 담당자 연락처를 문자나 카카오톡으로 다시 보내고, 운임과 현장 조건은 전화로 확인한다.

상차 시간이 바뀌면 일이 더 복잡해진다. 담당자는 엑셀을 고치고 기사에게 다시 연락하며 거래처에도 전달 여부를 알려야 하는데, 기사가 운전 중이거나 담당자가 교대하면 누가 어떤 내용을 확인했는지 바로 알기 어렵다.

여기에 붙일 첫 서비스는 완전한 배차 프로그램이 아니다. 담당자가 기존처럼 전화와 카카오톡으로 주문을 받되, 확정된 오더 한 건을 등록하면 기사와 거래처에 같은 내용의 링크가 가고 누가 언제 확인했는지만 남기는 방식이다.

시간이나 주소가 바뀌면 예전 메시지를 다시 보내지 않고 기존 오더를 수정한다. 기사 화면에는 바뀐 항목이 색으로 표시되고, 확인 버튼을 누르지 않으면 담당자 화면에 미확인으로 남아 전화가 필요한 사람만 골라낼 수 있다.

그래도 사람 손에 남는 일이 있다. 화물 규격이 차량에 맞는지 판단하고, 변경된 시간에 기사가 갈 수 있는지 협의하며, 대기료와 추가 운임을 정하는 일은 담당자가 해야 한다. 서비스가 맡을 일은 결정을 대신하는 것이 아니라 최종 합의 내용과 전달 여부를 잃지 않게 하는 것이다.

첫 열 명은 고용24에서 전화 상담과 엑셀 입력을 함께 요구하는 배차 채용공고를 낸 회사, 홈페이지에서 문자·카카오톡 접수를 안내하는 주선사, 기존 기사나 화주가 소개해 주는 2~10명 규모 사무실에서 찾을 수 있다. 이들은 지금 전화, 카카오톡, 엑셀과 화물정보망을 오가며 버티고 있으므로 전체 업무 교체보다 변경 확인 한 가지를 먼저 제안해야 한다.

해외에서는 기존 연락수단 위에 얹었다

호주의 Gucel Haulage는 기사에게 일을 보낼 때 왓츠앱 단체방을 쓰고, 차량과 협력 운송사 정보는 스프레드시트와 전화로 관리했다. Ethical Edge Solutions는 이를 실시간 작업 현황판과 기사 휴대전화 화면으로 바꾸고, 차량이 바뀌면 같은 작업을 다른 기사에게 바로 넘길 수 있게 만들었다.

이 사례는 회사 업무에 맞춘 별도 구축 방식이며 가격과 정량 성과는 공개되지 않았다. 다만 공개 사례에는 실시간 배차 보드, 기사 모바일 화면, 차량·협력 운송사 관리와 재배차 기능이 소개됐다는 점은 참고할 만하다.

영국의 D.A.W Logistics는 차량 6대 이상을 운영하면서 Mandata의 운송관리 서비스와 기사용 화면을 도입했다. 배차 변경을 기사에게 보내고, 기사가 휴대전화로 운송완료 서류를 올리도록 연결했다.

회사 발표 사례에서는 월요일마다 종이 운송완료 서류와 근무기록을 처리하던 시간이 5시간에서 8분으로 줄었고, 계획 업무도 하루 약 45분 줄었다. 공급사가 공개한 고객 사례이므로 같은 결과가 국내 업체에서도 나오는지는 별도 확인이 필요하지만, 변경 전달 다음에 증빙 회수를 붙일 수 있음을 보여 준다.

호주의 Campbell Transport는 외딴 지역을 며칠씩 운행하는 기사에게 전화로 작업을 전달하다가 MyTrucking을 도입했다. 이 서비스는 사용 차량 수에 따라 매달 요금을 받고 기사 화면, 작업 배정, 사진과 운송완료 서류 수집을 함께 제공한다.

통신이 끊긴 곳에서도 기사가 내용을 입력하고 연결이 돌아오면 자동으로 반영되며, 몇 주 뒤 종이 서류가 돌아오던 일이 즉시 수신으로 바뀌었다고 회사는 설명한다. 여기서도 시작은 복잡한 자동 배차가 아니라 작업 전달과 완료 서류 회수였다.

여기서 작게 팔 수 있는 네 가지

1. 오더 변경 확인함

• 무엇을 하나: 상·하차 시간, 주소, 차량 조건과 운임의 최신본을 한곳에 두고 변경 전후와 기사 확인 시각을 남긴다.
• 누가 쓰나: 직원 2~10명이며 긴급 일반화물을 전화로 배차하는 주선사 대표와 배차 담당자가 쓴다.
• 왜 지금인가: 전화와 카카오톡은 계속 쓰이지만 전자 화물위탁증과 플랫폼 이용이 늘어 변경 기록을 남기는 방식에 대한 거부감은 낮아지고 있다.
• 첫 화면: 오늘 오더를 확인 완료, 기사 미확인, 거래처 회신 대기 세 칸으로 나눠 보여 준다.

2. 카카오톡 오더 정리함

• 무엇을 하나: 담당자가 카카오톡 문장이나 사진을 붙여 넣으면 상차지, 하차지, 시간, 차종, 화물과 운임 칸으로 나누고 사람이 최종 확인하게 한다.
• 누가 쓰나: 거래처마다 서로 다른 양식으로 주문을 받으며 같은 내용을 엑셀에 다시 입력하는 배차 사무실이 쓴다.
• 왜 지금인가: 대형 화물 서비스도 카카오톡과 엑셀 접수를 함께 받고 있어 거래처의 접수 습관을 바꾸지 않는 도구가 필요하다.
• 첫 화면: 왼쪽에는 받은 메시지, 오른쪽에는 정리된 오더 초안을 놓고 비어 있거나 불확실한 칸만 표시한다.

3. 운송완료 증빙 봉투

• 무엇을 하나: 기사가 올린 인수증 사진, 도착 시각과 차량 정보를 오더별로 묶어 거래처 정산용 파일로 만든다.
• 누가 쓰나: 외부 기사 이용이 많고 월말마다 카카오톡 사진과 엑셀을 대조하는 소규모 주선사가 쓴다.
• 왜 지금인가: 국내외 사례에서 운송완료 서류 회수는 배차 다음으로 반복 입력과 정산 지연이 생기는 지점으로 나타난다.
• 첫 화면: 증빙 도착, 사진 재요청, 정산 준비 완료 건수와 거래처별 미완료 목록을 보여 준다.

4. 거래처용 운송 상태 링크

• 무엇을 하나: 거래처가 담당자에게 전화하지 않고 배차 완료, 상차, 운송 중, 하차 완료 상태와 인수증을 확인하게 한다.
• 누가 쓰나: 정기 화주에게 하루에도 여러 번 배차 여부와 도착 여부를 알려 주는 주선사 직원이 쓴다.
• 왜 지금인가: 기사 위치를 정밀하게 추적하지 않아도 담당자가 이미 확인한 상태만 공유하면 반복 문의부터 줄일 수 있다.
• 첫 화면: 거래처가 주문번호를 넣으면 현재 상태, 마지막 확인 시각, 배차 차량과 문의 버튼만 보이게 한다.

오늘 확인해 볼 것

고용24 배차 채용공고나 공개된 업체 홈페이지에서 직원 2~10명 규모로 보이는 주선사 세 곳을 골라 30분 동안 전화해 최근 오더 변경 한 건을 어떻게 처리했는지 물어본다. 세 곳 중 두 곳이 변경 때 엑셀과 기사 메시지를 따로 고치며, 실제 오더 10건으로 시험해 보겠다고 답하면 첫 서비스는 전체 배차 프로그램이 아니라 오더 변경 확인함으로 시작할 만하다.