사내 자료에서 승인 업무까지 잇는 작은 서비스

질문 다음에 실행이 붙었다

OpenAI는 2026년 1월 29일 회사 안에서 쓰던 데이터 분석 도구를 소개했다. 이 도구는 표의 구조, 과거 분석 기록, Slack과 Google Docs 같은 사내 자료를 함께 읽고 질문에 답했다. 당시에는 외부 고객이 사서 쓰는 제품이 아니라 OpenAI 내부 도구였다.

2026년 9월 10일에는 비슷한 기능을 ChatGPT Work의 Data agent라는 공개 제품으로 내놓았다. 직원이 일상 언어로 질문하면 회사 자료를 찾아 분석하며, 대화형 대시보드까지 만들 수 있다. 허용된 연결 기능 안에서는 분석 결과를 공유하거나 다음 작업으로 넘길 수도 있다.

중요한 변화는 회사의 기존 열람 권한을 이어받는다는 점이다. OpenAI 설명대로라면 사용자가 원래 볼 수 없는 자료 묶음, 특정 기록, 특정 항목은 인공지능도 볼 수 없다. 다만 이 통제가 제대로 작동하려면 원래 자료가 직원별로 구분돼 있어야 하며, 모두가 모든 문서를 보는 회사라면 인공지능도 그 넓은 권한을 그대로 물려받는다.

자료를 읽는 일과 내용을 바꾸는 일도 구분된다. OpenAI의 기업용 안내에서는 이메일 발송이나 기록 수정 같은 작업을 실행할 때 기본적으로 사용자에게 다시 묻도록 설정돼 있다. 기업용 요금제에서 접근한 업무 자료는 인공지능 성능을 높이는 학습에 기본적으로 사용하지 않는다고 OpenAI는 밝히고 있다.

OpenAI는 자사 제품 조직의 거의 전부와 영업·시장 진출 조직의 3분의 2 이상이 이 도구로 데이터를 분석한다고 발표했다. 자체 발표라 실제 사용 깊이와 성과는 별도 확인이 필요하다. OpenAI는 동시에 문서 안에 숨은 지시문 때문에 예상하지 않은 정보 접근이나 행동이 생길 위험을 완전히 없앨 수는 없다고 경고한다.

직원 열두 명인 창호 시공업체라면

직원 열두 명인 창호 시공업체 사장을 가정해 보자. 그는 한 공사의 고객 주소, 창호 규격, 약속 날짜와 금액을 견적서, 일정표, 자재 주문서, 정산표에 네 번 옮겨 적는다. 현장 사진은 직원 단체방에 있고, 변경 요청은 통화나 문자로 들어온다.

월요일 아침마다 사장은 공사별 진행 상황을 묻고 자재 주문 여부를 다시 확인한다. 견적 금액과 실제 발주 금액이 다르면 어느 단계에서 바뀌었는지 직원에게 물어본다. 고객이 추가 작업에 동의했어도 기록을 못 찾으면 청구를 미루거나 사장이 손해를 감수한다.

이 회사에 필요한 것은 모든 일을 대신하는 거대한 인공지능이 아니다. 견적서, 일정표, 발주 내역과 현장 사진을 읽고 “이번 주 시공인데 자재 주문이 없는 공사”, “견적보다 발주 금액이 커진 공사”, “고객 동의 기록이 없는 추가 작업”만 모아 주는 작은 서비스다. 사장은 전체 자료를 뒤지는 대신 예외가 생긴 몇 건만 보면 된다.

여기에 승인 요청 만들기를 붙이면 일이 한 단계 더 줄어든다. 서비스는 추가 비용의 근거가 된 문자와 사진을 묶고, 고객에게 보낼 변경 견적과 사장에게 보낼 승인 요청을 초안으로 만든다. 사장이 승인하기 전에는 발송도, 금액 변경도 하지 않는다.

승인 뒤에는 정해 둔 범위의 후속 처리만 이어진다. 승인된 변경 금액을 정산표에 반영하고, 자재 담당자에게 주문 확인 요청을 보내며, 처리 시각과 승인자를 기록하는 식이다. 잘못되면 돈이나 일정이 바뀌는 작업이므로 자동 실행 범위는 회사마다 따로 정해야 한다.

그래도 사람 손에 남는 일이 있다. 오래된 건물에서 실제 치수를 재고, 고객의 애매한 요구를 해석하고, 하자 책임이 누구에게 있는지 판단하는 일은 현장 경험과 관계가 필요하다. 인공지능은 근거를 모으고 빠진 항목을 보여 줄 수 있지만 그 책임까지 맡지는 않는다.

이 지점에서 따라 하기 어려운 것이 드러난다. 화면과 문서 요약 기능은 다른 회사도 만들 수 있지만, 어떤 사진이 추가 공사의 근거인지 알려 주는 과거 기록, 협력업체별 납기 습관, 사장이 믿는 승인 기준, 업계 사람에게 소개받는 판매 경로는 쉽게 복사되지 않는다. 기술보다 정리된 데이터, 거래 관계, 결과에 대한 신뢰와 유통이 남는다.

이미 사람 승인과 함께 쓰는 곳들

사우디아라비아의 Riyad Capital은 UiPath를 이용해 투자계좌 개설과 규제 관련 요청에서 고객 문서를 읽고 확인하는 과정을 줄였다. 문서에서 정보가 분명하지 않거나 규정상 판단이 필요한 건은 사람의 검토 화면으로 넘겼다. UiPath는 실행 도구, 사용자 권한, 문서 처리 범위에 따라 기업용 구독료를 받으며 정액 계약가는 공개하지 않는다.

UiPath가 공개한 고객 사례에 따르면 고객 요청 처리량은 약 스무 배로 늘었고, 월 7만6,500건가량의 규제 관련 요청에 드는 수동 확인 시간이 월 1,024시간에서 약 73시간으로 줄었다. 공급사와 고객이 발표한 수치이므로 다른 조직에서 같은 결과가 난다고 볼 수는 없다.

미국 Salesforce는 자사 직원의 복리후생, 비용 정산, 휴가와 보상 문의에 Agentforce HR Service를 적용했다. 회사 정책과 인사 자료를 읽어 답을 만들고, 조건을 충족한 비용 요청은 관리자에게 승인을 요청하며, 민감하거나 복잡한 문제는 인사 담당자에게 넘긴다. 사용자 수와 선택한 제품 등급에 따라 사용자당 월 단가가 정해지며, 연간 청구된다.

Salesforce 발표에 따르면 복리후생 도우미는 첫 영업일 7일 동안 1,000건 넘는 대화를 처리했고, 며칠 걸리던 답변을 수초로 줄였다. 관리자용 보상 도우미는 약 3,000건의 문의를 처리했으며 인사 문의표는 전년보다 50% 줄었다. 이 역시 Salesforce 내부 운영 결과를 Salesforce가 발표한 수치다.

여기서 작게 만들어 볼 수 있는 것들

공사 변경 승인함. 견적서와 현장 사진, 고객 메시지를 묶어 추가 공사의 근거와 변경 금액을 보여 주고 승인 뒤 정산표까지 고치는 서비스다. 직원 열두 명 안팎의 창호·도배·욕실 시공업체가 쓰며, 회사가 이미 가진 문서만 연결해 한 가지 승인부터 시작할 수 있어 지금 만들기 쉽다.

첫 화면에는 “승인 대기”, “근거 부족”, “승인 후 미처리” 세 목록을 놓는다. 오래 쌓인 공사 사진과 실제 추가금 인정 기록, 자재상과 시공팀의 관계가 따라 하기 어려운 자산이 된다.

세 매장 공동 발주 점검함. 매장별 판매량, 폐기 기록과 공급업체 주문서를 비교해 평소보다 큰 발주만 사장에게 보여 주는 서비스다. 배달 판매를 새로 시작한 동네 반찬가게 세 곳의 운영자가 쓰며, 숫자 이상을 찾고 승인 요청을 만드는 기능을 한 흐름으로 묶을 수 있어 지금 시작할 수 있다.

첫 화면에는 품목별 권장 수량보다 “왜 이번 주문이 평소와 다른가”를 먼저 보여 준다. 매장별 행사, 날씨에 따른 판매 변화, 공급업체 납기와 사장의 판단 기록이 쌓일수록 단순 주문 앱보다 복제하기 어려워진다.

지원사업 증빙 확인함. 지출 내역과 영수증, 계약서, 활동 기록을 연결해 빠진 증빙을 찾고 담당자와 대표의 확인을 받은 뒤 보고서 초안을 만드는 서비스다. 지자체나 재단의 지원사업을 수행하는 직원 여섯 명 규모의 비영리단체 회계 담당자가 쓰며, 자료 확인과 승인 이력을 한곳에 남길 수 있어 지금 시도할 수 있다.

첫 화면에는 사업별 남은 예산보다 “증빙 없음”, “금액 불일치”, “대표 승인 대기”를 놓는다. 지원기관별 반려 이유와 회계 담당자의 수정 경험, 세무·회계 전문가와의 소개 관계가 이 서비스의 방어력이 된다.

부품 불량 출고 보류함. 고객 불만, 검사 결과와 생산 기록을 읽어 같은 생산분의 위험을 모으고 품질책임자에게 출고 보류 승인을 요청하는 서비스다. 직원 스무 명 안팎의 산업용 부품 제조사 품질 담당자가 쓰며, 인공지능은 기록 연결을 맡고 실제 출고 중단은 사람이 결정하도록 범위를 나눌 수 있다.

첫 화면에는 불량 가능성이 있는 생산분, 연결된 고객 주문, 승인 전에는 실행되지 않을 조치를 함께 표시한다. 회사마다 다른 불량 분류법과 고객별 대응 약속, 품질책임자가 신뢰하는 근거가 쌓이면 범용 문서 요약 도구와 달라진다.

오늘 확인해 볼 것

지인 사업자 한 명에게 전화해 지난주 승인 업무 하나를 처음부터 끝까지 설명해 달라고 요청한다. 같은 정보를 세 곳 이상에 옮겨 적고, 승인자를 기다리느라 일주일에 한 번 이상 처리가 멈춘다면 작게 만들어 볼 만하다. 첫 제품은 그 흐름 전체가 아니라 승인 전에 근거를 모아 주는 한 화면으로 정한다.