하도급 영수증을 안전관리비 명세서로 바꾸는 서비스

원청이 하던 기록을 하청도 맡게 된다

산업안전보건법 개정법은 2026년 10월 27일 공포됐다. 건설업 관련 조항은 2027년 4월 28일부터 시행될 예정이다. 공포부터 시행까지 약 6개월이므로, 업체가 기록 방식을 바꾸고 시험해 볼 시간은 길지 않다.

개정법은 원청이 하도급계약을 맺을 때 산업안전보건관리비를 계약금액에 반영하도록 했다. 원청과 하도급계약을 맺은 수급인도 이 돈을 기준에 맞게 쓰고 사용명세서를 작성·보존해야 한다. 안전과 관계없는 용도로 쓰지 말아야 할 책임도 하청까지 넓어진다.

정부가 밝힌 목적은 다단계 하도급 과정에서 안전관리비가 실제 재해 예방에 쓰였는지 확인할 수 있게 만드는 것이다. 하청도 사용명세서를 작성·보존해야 하며 구체적인 증빙 범위와 서식은 하위 규정 확인이 필요하다.

법 제72조 관련 의무를 위반하면 1,000만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다. 안전용품 영수증 몇 장을 정리하는 문제로 보기에는 부담이 큰 금액이다. 다만 하청에 적용될 구체적인 작성 주기, 서식, 공사금액 기준과 증빙 범위는 시행 전 정비될 하위 규정에서 최종 확인해야 한다.

건설업 밖에서는 대통령령으로 정하는 업종의 도급계약에 안전관리비를 반영하는 조항이 2027년 10월 28일 시행될 예정이다. 어떤 설비·보수 업체까지 포함되는지는 아직 세부 기준을 봐야 하므로, 처음부터 모든 업종을 다루기보다 전문건설 하도급업체부터 시작하는 편이 안전하다.

직원 열두 명인 하도급업체의 한 달이 달라진다

가령 직원 열두 명인 창호·금속 시공업체를 생각해 보자. 사장은 동시에 여러 현장을 오가고, 현장반장은 안전모·안전대·표지판 같은 물품을 사며, 사무직원 한 명이 급여와 세금계산서와 원청 제출 서류를 함께 맡는다.

지금은 현장반장이 영수증 사진을 메신저 단체방에 올리고, 사무직원이 사진을 내려받아 엑셀에 금액을 옮기는 식으로 버틸 수 있다. 어느 현장 비용인지 다시 묻고, 거래명세서와 계좌이체 내역을 찾아 붙인 뒤, 원청이 준 양식에 같은 내용을 다시 입력한다.

문제는 계산보다 연결이다. 영수증은 있는데 사용 현장이 빠지고, 사진은 있는데 지급 대상자가 없으며, 같은 구매 건이 두 현장에 들어갈 수 있다. 원청이 항목을 인정하지 않으면 몇 주 전 대화와 종이철을 다시 뒤져야 한다.

작은 서비스는 이 흐름의 입구부터 바꿀 수 있다. 현장반장이 영수증을 찍고 현장과 작업을 고르면 서비스가 날짜·판매처·금액을 읽어 초안을 만들고, 사무직원은 안전관리비 항목과 실제 사용처만 확인한다. 빠진 거래명세서나 사용 사진이 있으면 월말이 아니라 등록한 날 알려 준다.

월말에는 현장별 지출, 증빙이 완성된 건, 확인이 덜 된 건을 나눠 보여 주면 된다. 원청 양식에 맞춘 사용명세서와 증빙 묶음을 내려받게 하고, 누가 언제 고쳤고 원청이 무엇을 반려했는지도 남긴다. 한 번 입력한 금액을 메신저, 엑셀, 명세서에 반복해서 옮기는 일을 줄이는 것이다.

그래도 사람 손은 남는다. 어떤 물품이 법에서 인정하는 안전관리비인지, 여러 현장에 함께 쓴 물품을 어떻게 나눌지, 실제로 현장에 지급됐는지는 담당자가 확인해야 한다. 서비스는 법적 판단을 대신하기보다 판단에 필요한 사진과 기록을 빠짐없이 모아 주는 쪽이 현실적이다.

따라 하기 어려운 것도 영수증을 읽는 기능 자체가 아니다. 업체별로 어떤 항목이 승인되거나 반려됐는지 쌓인 기록, 원청마다 다른 제출 양식, 현장 담당자와의 신뢰가 남는다. 안전용품 판매처를 통해 구매 순간부터 증빙이 들어오게 만들거나 원청이 협력업체에 사용을 권하게 되면, 새 서비스가 화면만 베껴서는 따라오기 어려운 유통 경로도 생긴다.

해외에서는 기록과 확인 이력을 함께 판다

미국의 Raken은 현장 일지와 사진·동영상, 안전교육 서명을 한곳에 보관한다. 콘크리트 하도급업체 Diamond Concrete & Slabs는 날짜와 시간이 남은 사진 약 20장과 영상으로 누유 책임 분쟁에 대응했고, 10만 달러가 넘는 소송비용을 피했다고 밝혔다. 약 1억3천만원 규모라는 성과는 업체 자체 발표이므로 별도 확인이 필요하지만, 사진이 비용 절감보다 먼저 분쟁 방어 자료가 된다는 점은 분명하다.

이 사례에서 중요한 것은 멋진 보고서가 아니다. 날짜·시간이 표시된 사진 약 20장과 영상이 분쟁 대응 자료로 사용됐다는 점이다. 한국의 안전관리비 서비스도 영수증만 저장하면 부족하고 구매, 현장 반입, 작업자 지급, 원청 확인까지 이어져야 한다.

호주의 SiteBook은 현장교육, 출입, 안전작업 문서, 하도급업체 면허와 보험, 점검 사진을 관리한다. 안전 중심 상품은 월 149호주달러부터 시작하며, 당시 환산으로 약 14만원 수준이다. 근로자와 하도급업체는 별도 비용 없이 참여하게 해 기록을 내야 하는 사람의 진입 장벽을 낮췄다.

SiteBook은 Schmidt Construction이 도입 후 매주 30시간 이상을 절약했다고 발표했다. 공급사 자체 수치라 검증은 필요하지만, 돈을 내는 쪽은 관리자이고 현장에서 자료를 올리는 사람은 무료라는 구조는 국내 원청·하청 관계에도 적용해 볼 만하다.

영국의 HandsHQ는 위험요인과 작업방법을 적은 안전 문서를 작성하고 서명과 수정 이력을 남기는 서비스다. 직원 약 20명인 전기·통신 전문 시공업체 GCL은 도입 뒤 제출 문서가 거절된 사례가 없었다고 밝혔다. 역시 공급사 사례이지만, 작은 업체가 돈을 내는 이유가 문서 작성 자체보다 재작성과 반려를 줄이는 데 있다는 점을 보여 준다.

국내에서도 첫 구매자는 법무팀이 있는 대기업보다 서류를 한두 명이 몰아서 처리하는 전문 시공업체일 수 있다. 다만 하청 한 곳씩 파는 것보다 원청 한 곳이 협력업체 여러 곳에 같은 방식을 쓰게 만드는 쪽이 판매와 자료 축적에 유리하다.

여기서 바로 만들어 볼 수 있는 네 가지

1. 안전관리비 영수증 수집함

• 무엇을 하나: 영수증 사진에서 날짜와 금액을 읽고 현장·작업별 지출 초안을 만든 뒤, 빠진 증빙을 알려 주는 서비스다.
• 누가 쓰나: 사무직원 한 명이 여러 현장의 정산을 맡는 직원 5~30명 규모 전문건설 하도급업체가 쓴다.
• 왜 지금인가: 2027년 4월 시행 전에 최근 공사 자료로 기록 방식을 시험해야 하기 때문이다.
• 첫 화면: 이번 달 영수증을 증빙 완료, 확인 필요, 현장 미지정으로 나눈 목록을 놓는다.

2. 원청과 하청이 함께 보는 확인함

• 무엇을 하나: 하청이 올린 사용명세와 증빙을 원청 담당자가 승인하거나 반려하고, 그 이유를 기록하는 서비스다.
• 누가 쓰나: 여러 전문업체의 안전관리비 자료를 이메일과 엑셀로 받는 중소·중견 원청 현장관리자가 쓴다.
• 왜 지금인가: 같은 비용을 원청과 하청이 각각 기록하면 누락과 중복을 함께 확인할 자리가 필요하기 때문이다.
• 첫 화면: 협력업체별 제출률, 미확인 금액, 반려 건수와 마감일을 보여 준다.

3. 안전용품 구매 증빙 꾸러미

• 무엇을 하나: 안전용품 판매처의 주문내역에 거래명세서, 제품 정보, 현장 수령 사진을 붙여 한 묶음으로 보관한다.
• 누가 쓰나: 현장마다 보호구와 안전시설물을 반복 구매하는 설비·창호·도장 하도급업체와 이들에게 납품하는 안전용품점이 쓴다.
• 왜 지금인가: 구매 단계에서 증빙을 확보하면 월말에 영수증과 제품 정보를 다시 찾는 일을 막을 수 있기 때문이다.
• 첫 화면: 최근 구매 건마다 현장 지정, 수령 확인, 증빙 완성 여부를 표시한다.

4. 사람 검토가 포함된 월말 마감 대행

• 무엇을 하나: 업체가 올린 자료를 검토 담당자가 매달 확인하고, 사용명세서 초안과 보완 목록을 만들어 주는 서비스다.
• 누가 쓰나: 별도 안전·회계 담당자를 두기 어려운 직원 5~15명 규모 전문 시공업체가 쓴다.
• 왜 지금인가: 세부 기준이 정리되는 초기에는 자동 작성만큼 원청별 요구를 아는 사람의 검토가 중요하기 때문이다.
• 첫 화면: 이번 달 마감일까지 남은 날, 검토가 끝난 금액, 업체가 보완할 세 가지만 보여 준다.

오늘 한 업체의 실제 제출 과정을 본다

직원 5~30명인 전문건설업체 한 곳에 전화해 최근 안전관리비 자료 한 건을 준비하는 과정을 30분만 보여 달라고 요청하자. 영수증 내용을 두 곳 이상에 옮겨 적거나, 누락 확인과 원청 수정 요청 때문에 한 번이라도 앞 단계로 돌아간다면 작은 수집함부터 만들어 볼 만하다.