발주·입고 차이만 모으는 정산함을 만들 수 있다

뉴원전기 등 공개 사례에서는 서류 대조가 별도 수작업으로 이뤄졌다

제조·유통업체는 발주서·거래명세서·입고 기록·세금계산서를 서로 대조한다. 거래 증빙을 연결해 수량·단가·공급가액·공급시기 등의 차이를 확인하고, 일치한 금액은 우선 지급할 수 있다.

중소벤처기업부가 공개한 2024년 통계에서 소상공인을 제외한 중소기업 매출은 2,085조원이었다. 도소매업이 649조원, 제조업이 638조원으로 두 업종이 절반을 훌쩍 넘었는데, 그만큼 발주와 납품, 정산이 반복되는 거래도 이 두 업종에 몰려 있다는 뜻이다.

조사 대상 중소기업의 16.7%는 다른 기업의 주문을 받아 납품하는 수급기업이었다. 이들 매출 가운데 위탁기업 거래 비중은 67.3%였고 제조업은 72.5%여서, 정산이 늦어지면 매출 대부분의 입금 일정이 함께 흔들릴 수 있다.

전기자재 유통사 뉴원전기는 구매처 약 150곳에서 1만5,000여 품목을 사들이고 고객사 약 300곳에 공급했다. 거래명세서를 회계 프로그램에 입력한 뒤 발주서와 사람이 대조하다 보니 시간이 오래 걸리고 실수가 생겼으며, 매입·매출 정산 지연이 납품업체 대금 지급 지연으로 이어졌다고 공개 사례는 설명한다.

차이를 방치하면 세무 문제도 생긴다. 국세청은 세금계산서의 필수 내용이 사실과 다르면 매입세액을 공제받지 못할 수 있다고 안내하며, 발급 시기를 놓친 경우 공급가액의 0.5~2%에 해당하는 가산세가 적용될 수 있다고 밝힌다. 공급가액이 1억원이면 1%만 해도 100만원이므로, 작은 입력 차이를 월말까지 미루기 어렵다.

첫 고객은 정산이 밀린 현장에 있다

가상의 첫 사용자로 직원 열두 명인 전기자재 유통업체의 구매·경리 책임자를 잡아 보자. 이 회사는 발주서를 회계 프로그램에서 찾고, 거래명세서의 수량을 입고 장부에 옮기고, 월말에 받은 세금계산서 금액을 다시 비교한다.

수량이 다르면 창고 담당자에게 실제 입고량을 묻고, 단가가 다르면 구매 담당자의 이메일에서 변경 합의를 찾는다. 반품이 끼면 거래처에 전화해 정정 문서를 요청하고, 답이 올 때까지 별도 목록에 지급 보류 사유를 적어 둔다.

문제는 차이를 발견하는 일보다 그다음이다. 누가 확인 중인지, 거래처가 무엇을 보내기로 했는지, 일치한 금액만 먼저 지급해도 되는지가 전화와 이메일에 흩어진다. 담당자가 쉬거나 바뀌면 같은 설명을 다시 하고 증빙도 다시 모은다.

여기에 필요한 것은 기존 회계 프로그램을 통째로 바꾸는 제품이 아니다. 발주서·입고 기록·세금계산서를 올리면 품목별 수량과 단가 차이를 보여 주고, 각 건에 창고 확인·구매 확인·거래처 정정 요청·지급 가능 같은 상태를 붙이는 작은 정산함이면 된다.

첫 열 곳은 발주서는 전산으로 만들지만 입고표와 거래명세서는 종이나 전자문서 파일로 받는 전기자재 도매상, 산업재 유통사, 부품 제조사에서 찾을 수 있다. 지역 산업단지 입주기업 모임, 전기·산업재 도매상가, 제조업 고객이 많은 세무사 소개가 이들을 만날 자리다.

이들이 돈을 내는 이유는 문서를 보관하기 위해서가 아니다. 지급이 막힌 건을 빨리 끝내고, 거래처의 반복 오류를 줄이며, 월말에 대표자나 세무대리인에게 설명할 근거를 남기기 위해서다. 모든 차이 건에 원인, 담당자, 회신 기한, 최종 지급액, 정정 문서가 붙으면 한 건이 끝난 것으로 볼 수 있다.

사람 손에 남는 일도 분명하다. 실제로 물건이 들어왔는지, 불량품을 받을지, 변경 단가에 합의했는지, 어떤 세무 처리가 맞는지는 담당자나 세무 전문가가 판단해야 한다. 서비스는 판정을 대신하기보다 확인할 사람과 필요한 증빙을 빠뜨리지 않게 해야 한다.

해외에서는 정상 건을 넘기고 차이만 본다

미국 이동장비 제조사 Amigo Mobility는 ZoneCapture와 ZoneApprovals를 이용해 전자문서로 받은 청구서를 회계 시스템에 옮기고, 발주번호와 품목을 대조한 뒤 승인자에게 보냈다. 처음에는 문서 입력과 대조에 쓰던 시간을 줄이는 데서 시작했다.

공급사 사례에 따르면 연간 700시간 이상을 아끼고 처리시간을 75% 줄였다. 하루 여덟 시간 근무로 보면 약 87일 분량이며, 공급사가 발표한 수치라 실제 적용 전 확인이 필요하다.

네덜란드에서 요양시설과 급식시설에 식품을 공급하는 Huuskes는 Medius를 도입해 발주서, 입고 기록, 청구서를 품목별로 맞췄다. 불일치 건의 후속 처리를 이메일 대신 동일한 워크플로에서 진행했다.

연간 5만5,000건을 처리하는 환경에서 사람이 건드리지 않고 넘어간 비율이 도입 첫 9개월 동안 40%에서 65%로 올랐다고 공급사는 밝혔다. 정상 건은 넘기고 차이만 모은다는 제품 원리는 작은 업체에도 그대로 적용할 수 있다.

미국 제조사 Ortho Molecular Products는 사업장 사이에서 종이 발주서와 납품서, 청구서를 옮겨 가며 맞추던 일부터 바꿨다. SoftCo는 세 문서를 한 화면에 모으고 차이가 있는 건만 확인하도록 제공했다.

공급사 발표로는 연간 약 3만 건 가운데 80%를 사람 개입 없이 처리했고, 인원을 늘리지 않은 채 처리량을 두 배로 늘렸다.

작게 시작할 수 있는 네 가지

1. 납품 차이 정산함

발주서·입고표·세금계산서의 수량과 단가 차이만 뽑아 담당자에게 보내는 서비스다. 발주서는 회계 프로그램에 있지만 입고표는 종이로 받는 전기자재 도매상이 쓴다. 전자세금계산서와 전자문서는 늘었지만 서로 연결되지 않아 지금도 사람이 대조하기 때문이다. 첫 화면에는 미해결 건을 금액이 큰 순서와 회신 기한이 지난 순서로 놓는다.

2. 거래처 정정 요청 링크

차이가 발견되면 거래처가 별도 가입 없이 원인과 정정 문서를 제출하게 하는 서비스다. 협력사에서 부품을 자주 나눠 받는 자동차 부품 2차 협력사의 구매 담당자가 쓴다. 전화로 설명하고 이메일을 기다리는 과정이 지급 지연의 큰 부분이므로, 회신 통로만 정리해도 효과를 확인할 수 있다. 첫 화면에는 요청일, 거래처, 차이 금액, 약속한 회신일, 수정세금계산서 도착 여부를 놓는다.

3. 단가 변경 기록장

기존 단가와 새 단가, 적용일, 합의 문서를 연결해 이후 청구 금액이 맞는지 확인하는 서비스다. 금속 판재나 포장재 가격 변동을 자주 반영하는 소형 제조업체가 쓴다. 원재료 가격 변화가 단순 입력 오류가 아니라 납품대금 조정 문제로 이어질 수 있어 합의 시점부터 남길 필요가 있다. 첫 화면에는 변경 전후 단가와 적용 대상 발주서, 미합의 거래, 영향을 받는 세금계산서를 놓는다.

4. 월말 증빙 묶음

지급 보류 건마다 발주서, 입고 확인, 반품 기록, 거래처 회신, 정정 세금계산서를 한 묶음으로 만드는 서비스다. 사내 세무 담당자 없이 외부 세무대리인에게 자료를 보내는 부품 유통업체 대표가 쓴다. 세금계산서의 금액과 공급시기가 어긋나면 신고 전에 사실관계를 설명할 자료가 필요하기 때문이다. 첫 화면에는 이번 달 미완료 건, 빠진 증빙, 지급 가능 금액, 세무대리인 전달 준비 상태를 놓는다.

오늘 한 통만 확인해 볼 것

전기자재 도매상이나 부품 제조사 한 곳의 경리 담당자에게 전화해 최근 한 달 동안 발주·입고·세금계산서가 달라 지급을 멈춘 건이 있었는지 물어본다. 한 건 이상 있었고 해결 과정에 두 사람 이상이 전화나 이메일로 참여했으며, 다음 차이 건을 한 화면에서 시험해 볼 의사가 있다면 첫 제품을 만들어 볼 만하다.