학교 구독 업무를 작은 도구로 바꾸는 길

화면 하나를 만드는 데 3주가 걸렸다

미국 워싱턴주의 Peninsula School District는 유치원 과정부터 고등학교까지 학생 9,015명과 학교 17곳을 둔 교육구다. 이 규모는 작은 학교 한 곳의 실험이 아니라 여러 학교가 함께 쓰는 도구를 운영해야 하는 조직이라는 뜻이다. 학생과 학교 수는 미국 연방 교육통계센터에 공개돼 있다.

코딩 경험이 없던 교육구 연구 책임자는 AI 지원 개발 방식으로 프로그램 시제품을 만들었다. 작동하는 교육용 시제품을 만드는 데 약 3주가 걸렸다. 여기서 중요한 점은 이 3주가 재무보고 기능을 만든 기간은 아니라는 것이다.

재무보고는 별개의 사례다. 교육구는 기반 환경이 이미 갖춰진 상태에서 연 7만5천 달러, 당시 환율로 약 1억400만원짜리 제품의 재무보고 기능 일부를 약 45분 만에 다시 만들었다. 어떤 제품의 몇 개 보고서를 대체했는지와 시험·보안 검토에 든 전체 시간은 공개되지 않았으므로, 45분을 총개발기간으로 받아들여서는 안 된다.

교육구는 보도 직전 3주 동안 약 10만 달러, 약 1억3,900만원 규모의 기존 계약을 해지했다. 최고정보책임자는 소프트웨어 비용 31만5천~32만5천 달러, 약 4억4천만~4억5천만원을 절감했거나 지출하지 않게 됐다고 추산했다. 이는 교육구 자체 추정이며 실제 장기 운영비까지 계산한 확정 절감액은 아니다.

교육구가 다시 만들려는 것은 학생 명단·성적·출결을 맡는 핵심 시스템 전체가 아니다. 단순 보고서, 구매 요청, 전자서명처럼 경계가 분명한 업무가 먼저다. 최고정보책임자도 자신이 컴퓨터 분야 경험이 많아 이 교육구는 특수한 사례라고 인정했고, 외부 전문가들은 로그인, 권한, 자료 삭제, 보안 점검과 계속 고치는 일이 시제품 제작보다 어렵다고 지적했다. (EdWeek Market Brief)

작은 업무부터 바꿀 수 있게 됐다

한국 학교에 옮겨 보기 위해 학생 900명, 교직원 70명인 중학교의 행정실장을 가정해 보자. 그는 매달 기존 회계 시스템에서 예산 자료를 내려받아 시설비, 교구비, 교육활동비 파일로 나누고 부장교사들에게 보낸다. 돌아온 수정본을 다시 합친 뒤 숫자가 맞지 않는 줄을 전화로 확인한다.

문제는 계산식 하나가 아니다. 부서마다 항목 이름이 다르고, 지난달 파일을 복사해 쓰다가 오래된 금액이 남으며, 최종본이 어느 파일인지 찾는 데 시간이 든다. 외부 제품을 사면 보고서 하나 때문에 여러 기능이 묶인 연간 계약을 계속 갱신해야 할 수도 있다.

이제 첫 시도는 작아질 수 있다. 행정실장이 원하는 보고서 모양과 승인 순서를 설명하면, 담당자가 파일을 올리고 오류를 표시하며 최종 보고서를 내려받는 시제품을 몇 주 안에 시험할 수 있다. 처음부터 회계 시스템과 직접 연결하지 않고 개인정보를 뺀 복사 자료로 시작하면 실패해도 기존 업무를 망가뜨리지 않는다.

효과가 보이면 다음 단계에서 직원 로그인과 역할별 권한을 붙인다. 행정실장은 모든 예산을 보지만 부장교사는 자기 부서만 보고, 수정한 사람과 시간을 남기는 식이다. 그 뒤에야 기존 회계 시스템에서 자료를 자동으로 받아오는 연결을 검토한다.

그래도 사람 손은 남는다. 잘못 분류된 지출을 어느 항목에 넣을지, 예산 초과에 예외를 허용할지, 최종 보고서를 승인할지는 사람이 판단해야 한다. 도구는 옮겨 적기와 누락 확인을 줄일 뿐 책임자를 대신하지 않는다.

막히는 지점도 분명하다. 학생이나 교직원 정보가 들어가면 누가 볼 수 있는지, 언제 지울지, 담당자가 전근 가면 누가 이어받을지 정해야 한다. 연결된 회계 시스템이나 로그인 방식이 바뀌면 작동 여부를 다시 시험해야 하므로, 처음 만드는 시간보다 몇 년 동안 돌보는 시간이 더 길 수 있다.

따라서 화면을 빨리 만드는 기술 자체는 오래 지키기 어렵다. 경쟁자가 따라 하기 힘든 것은 학교마다 다른 항목을 정리한 자료, 교육청과 학교의 승인 관계, 사고 없이 운영한 기록, 담당자가 바뀌어도 계속 쓰게 하는 유통 경로다. 그중 가장 강한 것은 신뢰이며, 권한 정보와 기관 관계가 쌓일수록 그 신뢰를 복제하기 어려워진다. (Peninsula School District AI)

다른 교육기관은 운영 기반부터 만들었다

미국 Memphis-Shelby County Schools는 약 11만 명의 학생과 214개 캠퍼스를 둔 교육구다. 내부 전략기획팀은 화면과 자동 처리를 빠르게 조립하는 마이크로소프트 도구로 학생 행동중재 기록 시스템을 만들었고, 상담사와 행동전문가 등 550명이 쓰도록 배포했다.

학생 자료는 한곳에 보관하고, 맡은 역할에 따라 볼 수 있는 범위를 나눴으며, 로그인할 때 추가 확인 절차를 붙였다. 교육구와 공급사는 기존 제품보다 운영비 약 30만 달러를 줄였고 모든 학교로 확대했다고 발표했지만, 공급사 고객사례에 실린 수치라 별도 검증이 필요하다. 핵심은 화면보다 공통 저장소와 권한 관리가 먼저였다는 점이다. (Microsoft 고객사례)

반대편에는 호주 빅토리아주의 Ultranet이 있다. 주정부는 모든 공립학교가 함께 쓰는 수업·평가 환경을 한 번에 구축하려 했고, 최초 발표 예산은 6,050만 호주달러였다. 감사원은 2013년 6월까지 총비용을 1억8천만 호주달러, 당시 환산 기준 약 1,777억원으로 추산했다.

기능이 완성되기 전에 운영 단계로 넘어갔고, 조달과 편익 검증에도 문제가 생겼다. 결국 2013년 말 사용이 종료됐다. 작은 업무를 시험하고 넓히는 대신 모든 기능을 동시에 바꾸면 구축비뿐 아니라 교육, 지원, 자료 이전과 현장 적응 비용까지 통제하기 어려워진다는 사례다. (빅토리아주 감사원)

여기서 만들 수 있는 네 가지

1. 구독 대체 후보 찾기. 여러 학교의 업무 도구 계약을 관리하는 교육청 담당자에게 갱신 전에 사용량, 겹치는 기능, 다루는 개인정보와 대체 난이도를 보여주는 서비스다. 작은 보고서부터 직접 시험할 수 있게 된 지금이 적기이며, 첫 화면에는 갱신일이 가까운 계약을 대체하기 쉬운 순서로 놓는다.

2. 학교 도구 안전 시험실. 코딩 경험 없이 출결 보조나 상담 일정 도구를 만든 교사가 실제 학생에게 배포하기 전에 가짜 자료로 시험하도록 돕는 서비스다. 시제품 제작보다 권한과 삭제 기준에서 더 자주 막히므로, 첫 화면에는 수집할 정보, 이용자, 보관기간, 외부 공개 여부를 묻는 점검표를 둔다.

3. 교육기관 로그인·자료 연결 중개. 학교용 작은 도구를 만드는 업체나 교육청 내부팀이 기존 업무포털 로그인과 학교 자료를 정해진 범위에서 연결하도록 돕는 서비스다. 화면은 쉽게 복제돼도 기관별 승인과 연결 경험은 쌓는 데 시간이 걸리므로, 첫 화면에는 어느 시스템에서 어떤 정보가 어디로 가고 누가 보는지를 화살표로 보여준다.

4. 학교 도구 인수인계 금고. 교사나 직원이 만든 도구의 담당자, 점검일, 연결된 시스템, 복구 방법과 폐기 시점을 관리하는 서비스다. 만든 사람이 전근 가거나 외부 시스템이 바뀌는 순간 유지보수 문제가 시작되므로, 첫 화면에는 담당자가 없거나 최근 시험 기록이 없는 도구부터 경고 목록으로 보여준다.

오늘 확인해 볼 것

학교 행정실장이나 교육청 정보화 담당자 한 명에게 30분만 통화해 최근 갱신한 업무 도구 하나를 화면으로 보여 달라고 요청하자. 그 도구에서 매주 반복하는 기능이 하나뿐이고, 같은 결과를 얻으려고 파일을 두 번 이상 옮기며, 개인정보를 뺀 자료로 먼저 시험할 수 있다면 작은 대체 도구를 만들어 볼 만하다.