코파일럿 스튜디오의 건당 수십 원 지출을 묶는 관리도구가 열린다

계정을 나눠 주는 것만으로는 부족해졌다

마이크로소프트는 2026년 9월 코파일럿을 Home·Code·Autopilot 중심으로 재구성하면서 조직용 비용 통제 기능도 함께 공개했다. 새 기능은 단계적으로 제공되는 중이라 국내 기업의 실제 도입 효과는 아직 숫자로 검증되지 않았다.

관리자는 이제 조직과 사용자별 지출 한도를 정하고, 사용자·그룹별 서비스 접근을 제어하고, 사용자 그룹별로 이용할 모델 계열을 제한할 수 있다. 한도에 가까워지면 알림을 보내고, 직원이 추가 사용량을 요청하면 승인하거나 거절하는 절차도 만들 수 있다. 마이크로소프트 관리 문서에 나온 기능이다.

비용은 잘게 쪼개졌다. 한국에서 코파일럿 스튜디오의 선불 상품은 사용량 단위 2만5,000개에 월 27만300원이다. 이를 전부 쓴다고 단순 계산하면 사용량 단위 하나가 약 10.8원이다.

생성형 답변 한 번은 2개, 사내 자료를 찾아 답에 반영하는 기능은 10개를 쓸 수 있다. 두 기능을 함께 쓰면 약 130원인 셈이지만, 고급 모델이나 여러 단계를 이어서 처리하는 기능은 추가 비용이 붙을 수 있다. 직원 수십 명이 각자 반복해서 쓰면 작은 결제가 빠르게 부서 비용으로 바뀐다.

삼성SDS가 생성형 인공지능 도입 의사결정자 670명을 조사한 결과, 회사가 허용한 도구의 구독료 지원은 25%, 기업용 버전 도입은 26%, 자체 구축은 25%, 검토 중은 24%였다. 다른 조사에서는 직원 1,750명이 보고한 이용 사례 8,744건 가운데 회사 승인 없이 개인 비용으로 쓴 비중이 38%였다. 값싼 도구가 늘어난 만큼 회사 장부 밖의 사용도 함께 늘고 있다는 뜻이다.

직원 24명의 사용비를 한 사람이 관리한다면

직원 24명인 온라인 생활용품 판매업체의 경영지원 담당자를 가정해 보자. 마케팅팀은 글과 이미지를 만들고, 고객지원팀은 답변 초안을 쓰며, 상품팀은 자료 정리에 인공지능 도구를 이용한다.

지금은 직원이 메신저로 구독 승인을 요청하고, 팀장이 그 내용을 결재 문서에 옮기며, 경영지원 담당자가 다시 비용 장부에 입력한다. 개인카드로 먼저 결제한 사람은 영수증을 보내고, 정기결제일과 이용 중단일은 별도 메모로 남긴다. 신청 내용이 적어도 세 곳으로 옮겨 다니는 셈이다.

문제는 월 구독료만이 아니다. 사용량에 따라 비용이 달라지는 도구는 월말까지 금액을 알기 어렵고, 직원이 부서를 옮기거나 퇴사하면 어느 계정과 사내 자료에 접근했는지 다시 찾아야 한다. 사용하지 않는 유료 좌석도 담당자가 직접 발견하기 전까지 남는다.

이 회사를 위한 관리도구의 첫 화면에는 이번 달 전체 사용비, 부서별 한도, 한도에 가까운 사람, 승인을 기다리는 요청을 놓을 수 있다. 담당자는 결제 내역을 하나씩 읽는 대신 전월보다 갑자기 늘어난 비용과 회사 기준을 벗어난 요청부터 본다.

직원은 도구 이름만 적는 것이 아니라 사용 목적, 이용 기간, 필요한 금액, 넣으려는 자료의 종류를 함께 제출한다. 공개된 상품 설명을 작성하는 용도처럼 회사가 미리 허용한 요청은 바로 처리하고, 고객 개인정보나 계약서를 다루는 요청만 부서장에게 보낼 수 있다.

부서 이동과 퇴사도 같은 화면에서 처리한다. 인사 명단과 유료 계정 목록을 비교해 없애야 할 계정, 다른 팀으로 넘길 업무 자료, 회수되지 않은 이용권을 보여 주는 방식이다. 외부 도구와 자동으로 연결되지 않으면 담당자가 파일을 올리거나 직접 확인하는 단계는 남는다.

사람의 판단도 사라지지 않는다. 어떤 업무에 인공지능이 필요한지, 민감한 자료를 넣어도 되는지, 결과를 누가 확인할지는 회사가 정해야 한다. 관리도구는 결정을 대신하기보다 빠뜨린 계정과 예외 비용을 먼저 찾아주는 역할에 가깝다.

일부 기업 사례에서는 결제 내역과 계정 명단을 별도로 관리하거나 승인 절차를 수작업으로 운영했다. 지금은 공급사 제품 안에 사용자별 한도와 추가 사용 승인 기능이 들어오고 있어, 작은 서비스는 모든 기능을 새로 만들지 않고 여러 도구의 현황을 한 화면에 묶는 데 집중할 수 있다.

해외에서는 예외만 사람이 보는 방식이 시작됐다

미국 Browserbase의 구매 승인

미국 소프트웨어 회사 Browserbase는 Ramp의 구매 승인 서비스를 이용했다. 직원이 새 업무 도구를 요청하면 서비스가 공급업체의 보안 문서와 회사 기준을 먼저 확인하고 승인 담당자에게 넘겼다.

Ramp가 공개한 사례에서는 구매 요청 50건 이상을 처리했고, 요청 한 건마다 사람이 하던 약 2시간의 사전 확인을 줄여 월평균 26시간을 절약했다. Ramp Plus의 공개 가격은 사용자당 월 15달러로 약 2만1,000원이지만, 구매 승인 추가 기능의 실제 계약 가격은 공개되지 않았다. 시간 절감 수치는 공급사가 발표한 고객 사례라 별도 확인이 필요하다.

덴마크 Flowering의 소액 지출

직원 35명의 꽃·선물 회사 Flowering은 Pleo에서 직원별 카드와 지출 한도를 정했다. 소액 구매 때마다 공용카드를 빌리거나 허가를 기다리는 대신, 정해진 범위 안에서는 직원이 바로 결제하고 기준을 벗어난 건만 사람이 확인했다.

Pleo가 공개한 결과로는 세무 신고 준비가 최대 2주에서 30분으로 줄었고, 처리되지 않은 비용은 98% 감소했다. 승인 기능이 포함된 상품은 사용자당 월 14파운드로 단순 환산하면 약 2만6,000원부터 시작한다. 성과는 공급사 자체 발표다.

미국 Blue Apron의 퇴사자 권한 회수

식품 배송 회사 Blue Apron은 BetterCloud로 여러 업무 도구의 퇴사자 계정을 한꺼번에 막고, 필요한 자료는 새 담당자에게 넘겼다. 구글 업무 계정, 마이크로소프트 365, 슬랙 등 서로 다른 도구를 위한 자동 처리 절차를 60개 이상 만들었다.

BetterCloud가 공개한 사례에서는 퇴사자 한 명의 계정을 정리하는 시간이 약 4시간에서 10분으로 줄었다. BetterCloud는 라이선스 수, 연결 애플리케이션 수, 선택 모듈과 부가 기능을 반영해 맞춤 견적을 제시한다. 이 사례는 인공지능 자체보다 흩어진 계정과 권한을 한곳에서 정리하는 기능의 가치가 크다는 점을 보여 준다.

여기서 만들 수 있는 네 가지

1. 인공지능 사용비 장부

• 여러 인공지능 도구의 청구서와 카드 결제를 모아 직원·팀·업무별 비용을 보여 주는 서비스다.
• 개인 결제와 회사 결제가 섞여 있는 직원 10~50명의 온라인 판매업체 경영지원 담당자가 쓴다.
• 이용료가 정액과 사용량 방식으로 갈리고 추가 비용 요청도 생기면서 일반 비용 장부만으로는 원인을 찾기 어려워졌다.
• 첫 화면에는 이번 달 총액, 전월보다 늘어난 도구, 주인이 확인되지 않은 결제, 사용하지 않는 유료 좌석을 놓는다.

2. 팀별 이용 승인함

• 직원이 인공지능 도구와 추가 사용비를 요청하면 회사 기준에 따라 바로 승인하거나 담당자에게 보내는 서비스다.
• 글·이미지·고객 답변 도구를 자주 바꾸는 직원 15~60명의 광고대행사 운영 담당자가 쓴다.
• 공급사가 사용자별 한도와 추가 사용량 요청 기능을 제공하기 시작해 회사의 기존 결재 절차와 연결하기 쉬워졌다.
• 첫 화면에는 승인 대기 건, 요청 목적, 다루는 자료, 예상 금액, 기존에 허용된 비슷한 요청을 나란히 놓는다.

3. 업무별 허용 도구 안내판

• 직원이 하려는 일을 고르면 회사에서 허용한 도구와 넣어도 되는 자료를 알려 주는 서비스다.
• 회의 요약, 제안서 작성, 상품 이미지 제작에 서로 다른 도구를 쓰는 직원 20~100명의 유통회사가 쓴다.
• 선택할 수 있는 모델과 기능이 늘면서 도구 이름보다 업무와 자료의 민감도에 따라 안내할 필요가 생겼다.
• 첫 화면에는 업무 선택칸과 함께 추천 도구, 예상 비용, 입력 금지 자료, 결과 확인 책임자를 보여 준다.

4. 부서 이동·퇴사 계정 정리함

• 인사 명단과 인공지능 도구의 사용자 목록을 비교해 회수할 계정과 넘겨야 할 자료를 찾아주는 서비스다.
• 계약직과 외주 인력의 출입이 잦고 별도 정보기술 담당자가 없는 직원 30~100명의 콘텐츠 제작사가 쓴다.
• 직원마다 여러 유료 도구와 사내 자료 연결을 가지면서 계정 하나만 막아서는 퇴사 처리가 끝나지 않게 됐다.
• 첫 화면에는 오늘 퇴사자, 아직 열린 계정, 남은 유료 좌석, 자료 소유권을 넘길 사람을 표시한다.

오늘 확인해 볼 것

직원 10명 이상인 회사의 경영지원 담당자 한 명에게 20분만 전화해 지난달 인공지능 결제액과 현재 이용자를 지금 바로 모을 수 있는지 물어보자. 10분 안에 목록을 만들지 못하거나, 개인 결제와 퇴사자 계정 중 하나라도 발견되면 작은 사용비·권한 관리도구를 시험해 볼 만하다.